AI orderverwerking in seconden
Hoe Technotrading orderverwerking over een catalogus van 12.000 artikelen automatiseerde, met één AI-collega geïntegreerd in Odoo.
Periode meting
3,5 maanden productiedata
5.397 cases verwerkt
0 sec
Per order
0
Cases verwerkt
0
Artikelen in catalogus
0 min
Doorlooptijd
We zijn zeer tevreden met AgentsLab! Na het eerste contact in september 2024 zijn we in november live gegaan met onze AI-collega voor orderverwerking, en inmiddels werken we hard aan de volgende processen.
Jeroen van Waveren
CEO · Technotrading
01, Situatie
Een proces dat hing op een handvol mensen
Technotrading is een gevestigde Nederlandse technische groothandel die gespecialiseerde producten levert aan zakelijke klanten in binnen- en buitenland. Het merendeel van de bestellingen komt binnen via e-mail, in uiteenlopende formaten: PDF, Excel, Word en platte tekst. Daarnaast lopen orders via de eigen webshop en een online marktplaats. Totaal: meer dan honderd orders per dag.
De kern van de uitdaging zit in het assortiment. Klanten bestellen in hun eigen taal, afkortingen, merknamen, afwijkende omschrijvingen, branchespecifiek jargon. Het matchen van een klantvraag met het juiste product was een vaardigheid die alleen de meest ervaren medewerkers consistent beheersten.
100+
Orders per dag
12.000
SKU's in catalogus
4
Inkoopformaten (PDF/XLS/DOC/TXT)
Het gevolg
Overvolle mailboxen, een grote tijdsdruk, en een proces dat afhankelijk was van een paar sleutelfiguren. Zeker het verwerken van de lastige orders vraagt een hoop ervaring.
02, Oplossing
AI orderverwerking met één AI-collega, end-to-end
De AI-collega bewaakt de orderinbox, leest binnenkomende bestellingen in elk formaat, en verwerkt ze volledig automatisch in Odoo.
01
Inbox-bewaking
De AI-collega monitort de orderinbox en pikt elke binnenkomende mail op, PDF, Excel, Word, of platte tekst.
02
Extractie
Klantgegevens, productomschrijvingen, hoeveelheden en referenties worden gestructureerd uit het document gehaald.
03
Productmatching
Klantomschrijvingen, afkortingen en branchejargon worden gematcht met de juiste SKU uit een catalogus van 12.000 artikelen.
04
Aanmaken in Odoo
De verkooporder wordt direct aangemaakt in Odoo, geen tussenlaag, geen parallel systeem.
05
Human-in-the-loop
Bij twijfel of afwijkingen wordt de order voorgelegd aan een medewerker. Elke validatie voedt het geheugen, per klant, per categorie.
Productmatching
Voorheen exclusief domein van senior medewerkers. Nu heeft het hele team toegang tot dezelfde matchkwaliteit, ongeacht ervaringsniveau.
Human-in-the-loop
Bij twijfel valideert een medewerker. Het systeem leert van elke interactie, per klant, per productcategorie groeit het geheugen.
Naadloze integratie
Direct in Odoo. Geen parallel systeem, geen extra software. De mailbox is altijd up-to-date.
03, Resultaten
Voorheen vs. nu, live productiedata
Gemeten over 5.397 verwerkte cases gedurende 3,5 maand.
KPI
Voorheen
Nu
Verschil
Verwerkingstijd per order
1 tot 2 minuten
27 seconden
Doorlooptijd (throughput)
1 tot 2 uur
49 minuten
Human involvement
100%
87,5%
Tijdsdruk op administratie
Hoog
Lager
Productmatching (12.000 artikelen)
Alleen seniors
Hele team
Toelichting human involvement. De 87,5% betekent dat medewerkers bij het merendeel van de orders nog kort valideren. Dit is een bewuste keuze in deze fase: het bedrijf bouwt vertrouwen op met het systeem. Naarmate het geheugen per klant en productcategorie groeit, daalt dit percentage verder over tijd.
04, Tijdlijn
Van eerste gesprek naar productie in twee maanden
Sep 2024
Eerste contact
Quick Scan: orderinbox doorgelicht, processen in kaart gebracht, scope vastgezet.
Okt 2024
Build & integratie
AI-collega gekoppeld aan Odoo. Productcatalogus van 12.000 SKU's geïndexeerd. Eerste klanten als pilot.
Nov 2024
Live in productie
Inbox onder bewaking, eerste orders end-to-end verwerkt. Human-in-the-loop dashboard live.
Q1 2025
Volume opgeschaald
5.397 cases verwerkt. Geheugen per klant en productcategorie groeit.
2025
Offerteverwerking live
Tweede AI-collega op hetzelfde platform: klantaanvragen worden automatisch omgezet naar offertes in Odoo. Dezelfde catalogus van 12.000 SKU's, nu ook aan de sales-kant.
05, Wat dit echt betekent
Niet mensen vervangen, de besten opschalen.
Het verhaal van Technotrading illustreert een patroon dat we bij veel MKB-bedrijven zien: cruciale operationele kennis zit in de hoofden van een paar ervaren medewerkers. Wanneer zij afwezig of overbelast zijn, loopt het proces vast.
De AI-collega lost dit niet op door mensen te vervangen, maar door de expertise van de besten beschikbaar te maken voor het hele team. Junior medewerkers leveren nu dezelfde kwaliteit als de meest ervaren collega's. De mailbox loopt niet meer vol. Klanten krijgen sneller een bevestiging.
En het systeem wordt beter naarmate het langer draait, per klant, per productcategorie, per type bestelling wordt het geheugen sterker. Dat maakt dit geen eenmalige efficiëntieslag, maar een structurele verbetering die zich over tijd verdiept.
Vergelijkbaar proces?
Ontdek wat een AI-collega bij jullie kan doen.
We beginnen met een Quick Scan. Geen verplichtingen, wel een concreet plan op tafel binnen twee weken.