AI in je Exact: hoe een AI-collega native werkt in Online en Globe

Exact in de Nederlandse middenmarkt

Exact draait bij duizenden Nederlandse mkb- en middenmarktbedrijven, zowel in de cloudvariant Exact Online als in de on-premise variant Exact Globe. Voor grootboek, debiteuren, crediteuren en voorraad is het vaak het leidende systeem. Daarmee zit Exact midden in het dagelijkse financiële verkeer van de organisatie, en bepaalt de kwaliteit van de integratie wat je uiteindelijk kunt automatiseren.

Veel tools werken om Exact heen: data uit Exact halen via een export, verwerken in een aparte oplossing, daarna weer terugzetten via CSV of handmatige invoer. Dat werkt tot een bepaald volume, maar elke aanpassing aan je Exact-inrichting vraagt een aanpassing aan de koppeling. Elke nieuwe business rule wordt op twee plekken onderhouden. En de audit trail raakt versnipperd over meerdere systemen.

Wat native integratie betekent

Onze AI-collega's koppelen rechtstreeks met Exact: voor Exact Online via de REST API met OAuth2, voor Exact Globe via XML en de SDK. Geen tussenbestanden. Geen nachtelijke syncs. Wat de AI-collega ziet en doet, is hetzelfde als wat een medewerker in Exact ziet en doet, inclusief grootboekrekeningen, kostenplaatsen, projecten, dagboeken en validaties.

Praktisch betekent dat:

• Inkoopboekingen, verkoopfacturen, betalingsvoorstellen en memoriaalboekingen landen direct in het juiste dagboek, met de correcte audit trail op gebruikersniveau.
• Master data (relaties, artikelen, kostenplaatsen, projecten) wordt live opgehaald uit Exact, niet uit een gekopieerde snapshot.
• Wijzigingen in je Exact-inrichting, nieuwe grootboekrekeningen, nieuwe kostendragers, nieuwe btw-codes, worden automatisch meegenomen.
• Autorisaties volgen de rollen die je al in Exact hebt. De AI-collega krijgt een eigen gebruiker, met expliciete rechten per administratie.

Processen die we vaak bouwen op Exact

Factuurverwerking met three-way matching tegen inkooporders en ontvangsten. Verkooporderverwerking met controle op klantprijsafspraken, krediettermijnen en voorraad. Betalingsbatches die de AI-collega voorbereidt op basis van openstaande posten en vervaldata. Abonnements- en contractfacturatie, waarbij mutaties uit e-mail of portalen automatisch in Exact worden doorgevoerd.

In al deze processen geldt hetzelfde patroon: de AI-collega werkt binnen de grenzen die je in Exact al hebt gedefinieerd. Wij bouwen geen nieuwe regellaag; we maken het bestaande proces uitvoerbaar zonder handmatige tussenstappen.

Wat wel buiten Exact zit

Exact is sterk in data en administratie. Voor intake (e-mail met bijlagen, portals, gescande documenten, EDI) en classificatie werkt onze AI-collega op ons eigen platform. Daar gebeurt de extractie, de validatie en de afhandeling van uitzonderingen. Zodra het resultaat vaststaat, schrijft de AI-collega door naar Exact.

Je team kijkt mee op onze workflow- en case-dashboards, waar elke case zichtbaar is met brondocument, geëxtraheerde data, validatieresultaat en voorgestelde Exact-actie. Goedkeuringen en uitzonderingen gaan via dat dashboard; de boeking zelf gebeurt in Exact.

Wat je eraan overhoudt

Voor een typische factuurverwerking in Exact: boektijd per factuur van minuten naar seconden, matchingpercentage van onder de 70 procent naar boven de 90 procent, en controleerbaarheid tot op case-niveau. Of je nu Online of Globe draait, geen export, geen tussenlaag, geen afwijkende audit trail. Gewoon Exact, maar dan zonder de handmatige tussenstappen.