Orderverwerking automatiseren in Exact Globe

Het orderproces in Exact Globe vandaag

Bij veel bedrijven die op Exact Globe draaien komt de orderstroom nog grotendeels handmatig binnen. Een klant stuurt een inkooporder als PDF-bijlage, of zet de gewenste artikelen los in de tekst van een e-mail. Iemand op de binnendienst opent de mail, leest de order, zoekt de juiste debiteur op en typt regel voor regel een verkooporder in Exact Globe.

Dat werkt, maar het kost tijd en het schaalt slecht. Op een drukke maandagochtend stapelen de orders zich op terwijl je team artikelcodes opzoekt, prijzen nakijkt en gegevens overtypt. Elke handmatige overname is bovendien een plek waar een fout kan insluipen: een verkeerd aantal, een verouderde prijs, een artikel dat niet meer leverbaar is.

Het gevolg is bekend. De doorlooptijd van order tot bevestiging loopt op, de binnendienst zit vast aan repetitief invoerwerk en de mensen die het werk kennen, komen niet toe aan de orders die echt aandacht vragen. Orderverwerking automatiseren in Exact Globe begint daarom niet bij een nieuw systeem, maar bij het wegnemen van dat overtypwerk.

Wat een AI-collega overneemt

Een AI-collega pakt de orderstroom op het punt waar die nu binnenkomt: de mailbox. Hij leest de inkomende klantopdracht, of die nu in een PDF, een Excel-bijlage of gewoon in de tekst van de mail staat, en haalt daar de relevante gegevens uit. Daarna controleert hij die gegevens en boekt de verkooporder rechtstreeks in Exact Globe.

Concreet neemt de AI-collega deze stappen over:

• De klantopdracht uitlezen uit e-mail, PDF of bijlage, ongeacht de opmaak van de klant
• De juiste debiteur in Exact Globe herkennen en koppelen
• Artikelomschrijvingen en klantartikelnummers vertalen naar je eigen artikelcodes
• Aantallen, eenheden en gewenste leverdatum overnemen
• De verkooporder regel voor regel aanmaken en boeken in Exact Globe
• Twijfelgevallen markeren en doorzetten naar een medewerker

Het resultaat is dat verkooporders automatiseren in Exact niet langer betekent dat iemand de hele dag zit te typen. De standaardorders, vaak het overgrote deel, lopen vanzelf door. Je team houdt tijd over voor de klant en voor de orders die echt een beslissing vragen.

Hoe de koppeling met Exact Globe werkt

De koppeling met Exact Globe is native. De AI-collega boekt de verkooporder op dezelfde manier als een gebruiker dat zou doen, via de reguliere weg die Exact daarvoor biedt. Er zit geen losse tussenlaag of schaduwadministratie tussen waarin orders eerst ergens anders landen en daarna pas naar Exact worden gepompt.

Dat heeft een praktisch voordeel dat finance en IT waarderen: de audit trail blijft intact. Een geboekte order is in Exact Globe terug te vinden alsof een collega hem heeft ingevoerd, met dezelfde controles, dezelfde nummering en dezelfde logregels. Je hoeft geen nieuw systeem te leren beheren en je rapportages blijven kloppen.

Voor de orderinvoer in Exact Globe maakt het dus niet uit of de order door een mens of door de AI-collega is geboekt. De data staan op dezelfde plek, in hetzelfde formaat, klaar voor logistiek en facturatie.

Prijs- en conditiecontrole

Een order goed boeken is meer dan aantallen overtypen. De prijs moet kloppen, de afgesproken condities moeten worden toegepast en de bestelling moet binnen de afspraken met die klant vallen. De AI-collega controleert dat tegen de gegevens die al in Exact Globe staan.

Hij kijkt onder meer naar:

• De geldende prijsafspraak of staffel voor die specifieke debiteur
• Kortingen en condities die aan de klant of artikelgroep hangen
• Minimale afnamehoeveelheden en verpakkingseenheden
• Of het bestelde artikel nog actief en leverbaar is

Wijkt de prijs op de inkooporder van de klant af van wat in Exact Globe staat, dan boekt de AI-collega de order niet stilletjes door op een verkeerd bedrag. Hij signaleert het verschil en legt het voor. Zo automatiseer je de klantopdracht in Exact Globe zonder de controle uit handen te geven.

Uitzonderingen en controle door je team

Niet elke order is standaard. Een onbekende debiteur, een artikel dat niet te matchen is, een prijs die niet klopt of een onduidelijke leverwens: dat zijn precies de gevallen waar een mens naar moet kijken. De AI-collega is daarop gebouwd. Wat hij niet met zekerheid kan vaststellen, boekt hij niet, maar zet hij klaar voor je team.

De medewerker ziet dan in een oogopslag wat de AI-collega heeft gelezen, wat hij voorstelt en waar de twijfel zit. Met een paar klikken wordt de order alsnog correct geboekt of gecorrigeerd. De mens zit in de loop op de momenten die ertoe doen, niet bij elke regel.

Het mooie is dat dit zichzelf versterkt. Hoe vaker je team een bepaald type uitzondering bevestigt, hoe beter de AI-collega leert welke gevallen veilig zijn om voortaan zelf af te handelen. De grens tussen automatisch en handmatig schuift langzaam de goede kant op, zonder dat je iets opgeeft aan controle.

Praktijkvoorbeeld: een AI-collega bij een technische groothandel

Neem een technische groothandel die op Exact Globe draait. De binnendienst kreeg dagelijks tientallen orders binnen via de mail, vaak als PDF met de eigen artikelnummers van de klant erop. Elke order moest met de hand worden opgezocht, vertaald naar de eigen codes en ingetypt. Op piekmomenten liep de verwerking achter en bleef de telefoon rinkelen.

Sinds de AI-collega de orderstroom oppakt, worden de standaardorders automatisch gelezen, gecontroleerd en in Exact Globe geboekt. De gemiddelde verwerkingstijd ligt rond de 27 seconden per order. De binnendienst houdt zich nog bezig met de uitzonderingen en met de klant, niet met overtypen.

Het effect zit niet alleen in de tijdwinst. Doordat elke order langs dezelfde controles loopt, zijn er minder correcties achteraf en is de orderbevestiging sneller de deur uit. De groothandel kan een hoger ordervolume aan zonder de binnendienst uit te breiden.

Aan de slag

Orderverwerking automatiseren in Exact Globe hoeft geen grootschalig project te zijn. Het begint met kijken naar je eigen orderstroom: hoeveel orders komen binnen, in welke vormen, en welk deel daarvan is eigenlijk standaard. Vaak blijkt het overgrote deel zich prima leent voor een AI-collega, terwijl je team de aandacht houdt voor de rest.

Wil je weten wat dit voor jouw orderproces in Exact Globe oplevert? Plan een Quick Scan. We kijken samen naar je huidige stroom en laten zien hoe snel een AI-collega kan meedraaien, zodat je gericht je go-live kunt plannen.