Een AI-agency kiezen: waar let je op?

Waarom deze keuze lastig is geworden

Twee jaar geleden was het overzichtelijk. Er waren een handvol partijen die iets met taalmodellen deden en je koos degene die het snelst kon beginnen. Inmiddels noemt vrijwel elk digital bureau, elke ERP-implementatiepartner en elke detacheerder zich AI-partner.

Dat maakt kiezen moeilijk, want op de website ziet het er allemaal hetzelfde uit. Iedereen praat over agents, automatisering en ROI. En vrijwel iedereen kan je binnen twee weken een demo laten zien die indruk maakt, want een demo bouwen is tegenwoordig echt niet moeilijk meer.

Het verschil zit niet in wat iemand kan laten zien, maar in wat er drie maanden later nog draait. Daar moet je dus op selecteren, en dat vraagt andere vragen dan de meeste inkooptrajecten stellen.

De demo is niet het product

Een demo laat zien dat een model een document kan lezen. Dat wisten we al. De echte vraag is wat er gebeurt met het document dat net iets anders is: de leverancier die zijn opmaak heeft gewijzigd, de order met een artikel dat niet in je stamgegevens staat, de factuur waar een bedrag ontbreekt.

In een demo komen die gevallen niet voor, want de demo draait op documenten die goed gaan. In productie is precies dat de helft van je werk. Vraag daarom niet om een demo van het gelukte geval, maar om een verhaal over het mislukte geval.

• Wat doet het systeem als het iets niet zeker weet? Als het antwoord gokken is, stop het gesprek.
• Waar komt een geval terecht dat de agent niet aankan, en wie ziet dat?
• Hoe weet je achteraf waarom er iets is geboekt zoals het is geboekt?
• Wat gebeurt er als de leverancier zijn documentopmaak verandert? Moet er dan iemand komen?

Vraag naar productie, niet naar projecten

Veel bureaus werken projectmatig: er is een opdracht, er wordt gebouwd, er wordt opgeleverd, en daarna ben jij eigenaar van iets dat je zelf moet begrijpen en onderhouden. Voor een website werkt dat prima. Voor een agent die dagelijks in je administratie boekt, is het een probleem.

AI-oplossingen degraderen namelijk stilletjes. Modellen worden bijgewerkt, leveranciers veranderen hun documenten, je eigen ERP krijgt een update, en het percentage dat automatisch doorloopt zakt van 92 naar 78 zonder dat iemand het merkt. Wie let daarop, en wie betaalt dat?

Vraag dus expliciet: hoeveel processen heb je in productie draaien, hoe lang al, en wie doet het beheer. Een partij die alleen pilots kan noemen, heeft die vraag nog nooit hoeven beantwoorden.

Bouwen ze in jouw systeem of ernaast?

Dit is de vraag die het meest voorspelt over of je er over een jaar nog blij mee bent. Er zijn twee soorten oplossingen: die welke in de systemen werken die je al hebt, en die welke een eigen schil ernaast zetten waar mensen ook nog in moeten.

Het tweede is verleidelijk voor de leverancier, want een eigen interface is makkelijker te bouwen en makkelijker te verkopen. Maar het betekent dat jouw team twee plekken moet bijhouden en dat de gegevens ergens gesynchroniseerd moeten worden. Dat is precies waar de adoptie stukloopt.

Bij ons is het uitgangspunt dat de agent in je bestaande omgeving werkt: SAP, AFAS, Exact, Dynamics 365, Odoo of Bouwworks. De order staat gewoon in je ERP. Je medewerker opent geen nieuwe tool, hij ziet minder werk in de tool die hij al gebruikt.

Hoe zit het met beveiliging en je data?

Zodra een externe partij toegang krijgt tot je administratie, is dit geen afvinkvraag meer. Er zijn een paar dingen die je zwart op wit wil hebben, en die je zonder aarzeling beantwoord moet krijgen.

• Waar wordt je data verwerkt, en blijft die binnen de EU?
• Wordt er getraind op jouw gegevens, en zo nee, hoe is dat contractueel geregeld?
• Is er een onafhankelijke certificering, bijvoorbeeld ISO 27001, of alleen een belofte?
• Welke rechten krijgt de agent in je systemen, en hoe worden die begrensd?
• Wat gebeurt er met je data als je stopt?

Een partner die deze vragen goed vindt, is een partner die ze eerder heeft gekregen. Een partner die vaag wordt, gaat je later tijd kosten in gesprekken met je eigen securityteam.

Prijs zegt meer dan je denkt

Let op het prijsmodel, want dat verraadt hoe iemand het werk ziet. Uren op nacalculatie betekent dat het risico bij jou ligt: loopt het uit, dan betaal je. Een vaste prijs per proces betekent dat de leverancier risico neemt op zijn eigen inschatting.

Dat tweede model werkt alleen als iemand het vaker heeft gedaan en weet wat het kost. Het is daarmee een indirect bewijs van ervaring. Vraag ook wat er in de prijs zit na livegang, want beheer en modelvernieuwing zijn geen extraatjes maar het grootste deel van de levensduur.

En reken zelf mee. Als een proces 20 uur per week kost tegen een intern tarief, weet je binnen tien minuten wat automatisering waard is. Dat getal is je onderhandelingsbasis, en het houdt het gesprek eerlijk.

De vragen die het snelst onderscheid maken

• Welk proces heb je het vaakst geautomatiseerd, en hoe vaak ging het de eerste keer mis?
• Mag ik met een klant spreken die dit al langer dan een jaar in productie heeft?
• Wat is jullie eerlijke inschatting van het percentage dat straks handmatig blijft?
• Wie is mijn aanspreekpunt als er op een dinsdagochtend niets meer doorkomt?
• Wat gebeurt er als het model dat jullie gebruiken volgend jaar wordt uitgefaseerd?

De laatste vraag is een goede lakmoesproef. Een partij die het model als fundament heeft gebruikt, wordt hier ongemakkelijk. Een partij die het model als vervangbaar onderdeel behandelt, heeft er een kort en saai antwoord op. Saai is hier het goede antwoord.

Aan de slag

Kies niet op de indrukwekkendste demo maar op het saaiste bewijs: draaiende processen, meetbare cijfers, een helder beheerverhaal en een partner die durft te zeggen wat er niet kan. Dat laatste is zeldzamer dan het zou moeten zijn.

Wil je zien hoe wij dat doen, plan dan een Quick Scan. We kijken naar één concreet proces, laten zien wat een AI-collega ervan kan overnemen en wat niet, en geven een eerlijke inschatting van de winst. Typisch sta je binnen acht weken live. Plan je go-live wanneer het jou uitkomt.