AI in Dynamics 365 Business Central: Copilot, agents en wat je zelf toevoegt

Wat Microsoft in Business Central heeft gebouwd

Business Central heeft de afgelopen releases een flinke reeks AI-functies gekregen. Ze zitten in de schermen waar gebruikers al werken en vallen grotendeels onder de noemer Copilot. Een greep:

• Voorstellen voor verkoopregels op basis van een omschrijving of een eerdere order.
• Hulp bij het afletteren van bankafschriften.
• Marketingteksten voor artikelen.
• Analysehulp in lijstweergaven: filteren en groeperen in gewone taal.
• Een chatfunctie voor vragen over je gegevens en over hoe Business Central werkt.

Daarnaast is Microsoft begonnen met agents die zelfstandig taken uitvoeren binnen Business Central, zoals een agent die verkoopaanvragen uit de mailbox omzet in offertes en orders. De beschikbaarheid verschilt per land en per release, dus check voor jouw versie altijd de actuele releaseplanning van Microsoft.

Wat dat de information worker oplevert

Voor de medewerker die de hele dag in Business Central werkt, zijn dit nuttige versnellers. Je typt minder, je vindt sneller wat je zoekt en sommige handelingen gaan in één stap in plaats van vijf. Werk je al met Business Central, dan is het verstandig ze aan te zetten en uit te proberen.

Waar het ophoudt

De ingebouwde functies delen één grens: ze werken binnen Business Central en binnen de standaardprocessen van Business Central. Dat is ook precies hun kracht. Maar in de praktijk loopt het werk zelden netjes binnen één systeem.

• Orders komen binnen in een gedeelde mailbox, als pdf, Excel of tekst, met klantspecifieke artikelnummers.
• Inkoopfacturen moeten worden gematcht met inkooporders en ontvangsten, met jouw toleranties en jouw uitzonderingen.
• Klantafspraken staan deels in Business Central, deels in contracten of in het hoofd van een accountmanager.
• Branche-oplossingen en extensies voegen eigen tabellen en velden toe die standaardfuncties niet kennen.

Daar heb je iets nodig dat jouw regels kent en je proces van begin tot eind afloopt, inclusief de uitzonderingen. Dat is het terrein van een AI-collega.

Hoe een AI-collega naast Copilot werkt

Een AI-collega werkt via de Business Central API, met een eigen app-registratie in Microsoft Entra en service-to-service-autorisatie. De agent krijgt alleen de rechten die bij zijn taak horen, en elke handeling is terug te vinden.

Copilot en een AI-collega zitten elkaar niet in de weg. Je medewerkers gebruiken Copilot in de schermen voor hun eigen werk. De AI-collega neemt complete stromen over die nu met de hand lopen, zoals orderinvoer of factuurverwerking, en legt alleen de uitzonderingen voor. Die komen terecht waar je team al werkt: in Business Central, Outlook of Teams.

Extensies en branche-oplossingen

Veel Business Central-omgevingen draaien met een branche-oplossing van een partner, bijvoorbeeld voor groothandel, productie of projectadministratie. Die voegen eigen pagina's, velden en API's toe. Een AI-collega kan daarmee werken zolang de gegevens via een API of een gepubliceerde pagina bereikbaar zijn. Dat stemmen we in de voorbereiding af met jouw Business Central-partner.

Wanneer kies je wat?

• Copilot-functies: als je individuele medewerkers sneller wilt laten werken in de schermen die ze al gebruiken.
• Agents van Microsoft: als je proces dicht bij de standaard van Business Central ligt en de agent voor jouw land en versie beschikbaar is.
• Een AI-collega: als het proces buiten Business Central begint, eigen regels heeft of over meerdere systemen loopt.

Aan de slag

In een Quick Scan kijken we naar je werkelijke processen in Business Central en laten we zien waar de ingebouwde AI volstaat en waar een AI-collega het verschil maakt. Typisch staat een AI-collega binnen acht weken live. Plan je go-live wanneer het jou uitkomt.