Orderbevestigingen matchen met je inkooporder

De controle die bijna niemand doet

Je stuurt een inkooporder de deur uit. Een paar dagen later komt de orderbevestiging van de leverancier binnen. En dan gebeurt er in veel bedrijven precies niets: de bevestiging wordt opgeslagen, misschien vluchtig bekeken, en verder wachten we op de levering.

Dat is begrijpelijk. Er staat geen bedrag op dat betaald moet worden, er zit geen deadline aan en niemand wordt erop afgerekend. Maar het is ook de duurste gewoonte in het inkoopproces, want de orderbevestiging is het eerste moment waarop je kunt zien dat er iets anders gaat gebeuren dan je hebt afgesproken.

Wat er op de bevestiging staat is wat de leverancier gaat doen. Wat op jouw inkooporder staat is wat je hebt gevraagd. Als die twee verschillen en je merkt het pas bij de factuur, dan sta je acht weken later met een discussie waarin de goederen al verwerkt zijn.

Wat er zoal afwijkt

In de praktijk zijn de verschillen zelden groot en dramatisch. Het zijn kleine dingen, en juist daarom glippen ze erdoor.

• Aantal: je bestelde 100 stuks, de bevestiging noemt 95 of levert in twee deelleveringen.
• Prijs: de eenheidsprijs is enkele centen hoger dan de afspraak, of een staffelkorting is niet toegepast.
• Levertijd: de bevestigde datum ligt twee weken later dan gevraagd, terwijl jouw klant al een toezegging heeft.
• Artikel: er wordt een alternatief of opvolgend artikelnummer bevestigd zonder dat iemand dat expliciet heeft goedgekeurd.
• Toeslagen: transport, kleine order of brandstof staat op de bevestiging maar niet in de afspraak.

Stuk voor stuk zijn dit dingen die je op dag drie makkelijk oplost met een mail. Op dag zestig, als de factuur er ligt en de goederen zijn doorverkocht, kost hetzelfde punt een half uur telefoneren en meestal een creditnota die er nooit komt.

Waarom drie weg matchen te laat is

Veel bedrijven vertrouwen op three-way matching: inkooporder, goederenontvangst en factuur naast elkaar. Dat is een goede controle en je moet hem zeker hebben. Maar hij grijpt aan het eind van de keten in, wanneer alles al is gebeurd.

Een match op de orderbevestiging zet je aan het begin. Het is in feite een vierde punt in de keten, en het enige punt waarop bijsturen nog goedkoop is. Je vergelijkt niet wat er is gebeurd, maar wat er staat te gebeuren.

In de praktijk versterken de twee controles elkaar. Wie de bevestiging matcht, krijgt bij de factuur veel minder afwijkingen, simpelweg omdat de meeste verschillen al zijn rechtgezet voordat er iets geleverd is.

Waarom het handmatig niet gebeurt

Het is niet zo dat inkopers de controle onbelangrijk vinden. Het probleem is dat de moeite niet in verhouding staat tot de kans op een vondst. Voor elke bevestiging moet je de order erbij zoeken, regel voor regel vergelijken en beoordelen of een verschil erg is.

Bij een paar honderd bevestigingen per maand is dat dagen werk voor iets wat in negentig procent van de gevallen niets oplevert. Dus wordt het overgeslagen, of steekproefsgewijs gedaan op de grootste orders. En de kleine afwijkingen op de kleine orders, die bij elkaar het meeste geld kosten, blijven ongezien.

Dit is het klassieke geval van werk dat mensen slecht ligt en machines goed: hoog volume, veel herhaling, lage kans per stuk, hoge waarde in totaal.

Hoe een AI-collega de bevestiging matcht

De orderbevestiging komt binnen als mail met bijlage, in de opmaak van de leverancier. Er is geen standaard, elke leverancier doet het anders, en dat is precies waarom sjabloongebaseerde OCR hier vastloopt.

Een AI-collega leest de bevestiging zonder sjabloon. Hij haalt het ordernummer eruit, of leidt af om welke order het gaat als het nummer ontbreekt, zoekt de inkooporder op in je ERP en legt de regels naast elkaar. Aantal tegen aantal, prijs tegen prijs, datum tegen datum, artikel tegen artikel.

Wat klopt, wordt vastgelegd als bevestigd. Wat afwijkt, gaat naar inkoop met de afwijking er concreet bij: op regel 3 is de prijs 12,65 in plaats van 12,40, en de levering is bevestigd voor 14 september in plaats van 31 augustus. De inkoper hoeft niet te zoeken, alleen te beslissen.

• Binnen tolerantie: automatisch bevestigen en de verwachte leverdatum bijwerken in het ERP.
• Prijsafwijking boven tolerantie: naar inkoop, met de afspraak en het verschil erbij.
• Latere leverdatum: signaal naar inkoop en, als je dat wil, naar de verkoper die de klant een datum heeft beloofd.
• Onbekend artikel: nooit stilzwijgend accepteren, altijd voorleggen.

Wat het oplevert

De directe winst is geld dat niet weglekt. Prijsverschillen die je bij de bevestiging aankaart worden vrijwel altijd gecorrigeerd, omdat er nog niets is geleverd en de leverancier het verschil zelf ook ziet. Diezelfde discussie na de factuur wint je vaak niet.

De tweede winst is planning. Een bevestigde leverdatum die twee weken later ligt dan gevraagd is informatie die je verkoop- en planningsafdeling vandaag wil hebben, niet op de dag dat de levering uitblijft. Door de bevestiging automatisch te lezen, wordt die datum een signaal in plaats van een verrassing.

En de derde winst is rust verderop in de keten. Elke afwijking die je bij de bevestiging afvangt, is een factuur die straks wel matcht. Crediteuren merkt dat direct in het aantal blokkades.

Aan de slag

Het mooie aan deze controle is dat je hem kunt toevoegen zonder je proces te verbouwen. De orderbevestigingen komen al binnen, de inkooporders staan al in je ERP. Wat ontbreekt is de vergelijking, en dat is precies het deel dat je automatiseert.

In een Quick Scan kijken we naar je inkoopstroom: hoeveel bevestigingen komen er binnen, van hoeveel leveranciers, en welk deel wijkt af van de order. Vaak is dat percentage hoger dan mensen verwachten. Typisch staat de agent binnen acht weken live in je eigen ERP. Plan je go-live wanneer het jou uitkomt.