Verkoopfacturen automatiseren: van order naar factuur

De andere kant van factuurverwerking

Over factuurverwerking gaat het meestal over inkomende facturen: scannen, matchen, goedkeuren, betalen. Logisch, want daar zit een zichtbare stapel. Maar aan de verkoopkant speelt iets dat financieel vaak zwaarder weegt en veel minder aandacht krijgt.

Bij inkoopfacturen is de vraag hoe snel je iets verwerkt. Bij verkoopfacturen is de vraag of het überhaupt gebeurt. Werk dat is geleverd maar niet gefactureerd, verdwijnt niet als een stapel op iemands bureau. Het verdwijnt in stilte, en niemand mist het tot de marge tegenvalt.

Dat maakt verkooporderverwerking en facturatie een van de weinige processen waar automatisering niet alleen kosten bespaart maar direct omzet oplevert.

Waar facturatie blijft liggen

In vrijwel elk bedrijf zit de vertraging niet in het maken van de factuur zelf. Die stap is meestal een paar klikken in het ERP. De vertraging zit in het weten dat er gefactureerd mag worden.

• De levering is gedaan maar de pakbon is nog niet verwerkt, dus staat de order niet op factureerbaar.
• Er is meerwerk afgesproken per mail of telefoon, maar dat staat nergens in het systeem.
• Uren zijn geschreven in een urenapp die niet automatisch doorkomt in de order.
• Een deellevering is uitgegaan, maar niemand weet of je per deellevering of pas bij afronding factureert.
• De klant heeft een eigen inkoopordernummer nodig op de factuur en dat ontbreekt, dus blijft de factuur wachten.

Het gevolg is een facturatieronde die maandelijks of wekelijks plaatsvindt en waarin iemand met de hand controleert wat er allemaal factureerbaar is. Dat is precies het soort werk dat afhankelijk is van de aandacht van één persoon, en dus het soort werk waar dingen tussen vallen.

Wat het kost als het blijft liggen

Er zijn drie kosten en ze tellen op. De eerste is werkkapitaal: een factuur die twee weken later de deur uit gaat, wordt twee weken later betaald. Bij een gemiddelde factuurwaarde en enig volume is dat een substantieel bedrag dat structureel bij je klant blijft staan in plaats van bij jou.

De tweede is omzet die helemaal niet gefactureerd wordt. Meerwerk dat niemand heeft vastgelegd, uren die buiten de order zijn geschreven, een deellevering die is vergeten. Dit is geld dat je al hebt uitgegeven aan materiaal en arbeid en waar nooit een factuur tegenover komt te staan.

De derde is de discussie. Een factuur die zes weken na levering komt, roept vragen op. Bij verse levering herinnert de klant zich waar het over ging. Zes weken later begint een mailwisseling die jouw mensen tijd kost en soms eindigt in een korting die je zelf voorstelt om er vanaf te zijn.

Wat je automatiseert

Het automatiseren van verkoopfacturatie begint niet bij het opmaken van de factuur maar bij het compleet maken van de order. Een AI-collega bewaakt de keten van order naar levering naar factuur en zorgt dat elke stap zijn gegevens achterlaat.

Concreet betekent dat: de agent leest de getekende pakbon of werkbon die terugkomt, koppelt hem aan de order, verwerkt de geleverde aantallen en zet de order op factureerbaar. Hij haalt de uren op uit je urenregistratie en boekt ze op de juiste orderregel. En hij signaleert wat er nog ontbreekt voordat de factuur de deur uit gaat.

• Levering verwerkt: pakbon of werkbon binnengekomen en gekoppeld aan de juiste orderregels.
• Uren en materiaal compleet: alles wat op het project is geschreven staat op de order.
• Meerwerk vastgelegd: afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht zijn zichtbaar en geaccordeerd.
• Klantgegevens compleet: inkoopordernummer, factuuradres en referentie zoals deze klant ze nodig heeft.
• Klaar om te versturen: de factuur wordt aangemaakt en aangeboden voor akkoord of direct verstuurd.

Facturen die de eerste keer kloppen

Snelheid is alleen waardevol als de factuur ook klopt. Een factuur die wordt afgekeurd omdat het inkoopordernummer ontbreekt, kost je meer tijd dan een factuur die twee dagen later maar goed de deur uit gaat.

Daarom controleert de agent vooraf op wat deze specifieke klant nodig heeft. Sommige klanten weigeren facturen zonder hun eigen ordernummer. Andere willen per project factureren en niet per order. Weer andere hebben een portaal waar de factuur ingediend moet worden in een bepaald formaat.

Dat zijn precies de details die een ervaren facturatiemedewerker in zijn hoofd heeft en een nieuwe collega drie maanden kost. Vastgelegd in de agent, gelden ze vanaf dag één voor iedereen en op elke factuur.

Waar de mens in de loop blijft

Facturatie is een proces waar je bewust wil kiezen hoeveel je loslaat. Standaardfacturen op basis van een geleverde order kunnen zonder tussenkomst de deur uit, want de gegevens komen rechtstreeks uit de order en de levering.

Bij meerwerk, bij projecten met termijnen en bij grote bedragen wil je vrijwel altijd een akkoord van een mens. De agent maakt de factuur klaar, laat zien waarop hij is gebaseerd en legt hem voor. De verantwoordelijke kijkt en klikt akkoord.

Zo blijft de beoordeling waar hij hoort, terwijl het verzamelwerk verdwijnt. En omdat de agent altijd laat zien waar een bedrag vandaan komt, is de controle sneller dan wanneer iemand het zelf had moeten uitzoeken.

Aan de slag

Een goede eerste vraag: hoeveel dagen zitten er gemiddeld tussen levering en factuur, en hoeveel orders staan er nu langer dan een maand op geleverd maar niet gefactureerd? Dat tweede getal is meestal het meest confronterend en het meest overtuigend.

In een Quick Scan lopen we je order-tot-factuurketen door en laten we zien welke stappen een AI-collega kan overnemen in jouw ERP. Typisch sta je binnen acht weken live. Plan je go-live wanneer het jou uitkomt.