Orderverwerking automatiseren in Exact Online

Hoe orders vandaag in Exact Online terechtkomen

Wie Exact Online gebruikt voor handel of productie, kent het ritme. 's Ochtends staat de orderinbox vol: pdf-bijlagen, Excel-lijstjes, een mail met "zelfde als vorige week, maar dan twee dozen meer" en af en toe een foto van een handgeschreven briefje. Een binnendienstmedewerker opent elk bericht, zoekt de relatie op, zoekt de artikelen op en typt de verkooporder in. Een paar minuten per order, bij afwijkende orders een stuk langer.

Exact Online is sterk in alles wat na de verkooporder komt: levering, facturatie, voorraad en boekhouding. Het stuk ervoor, van mail naar order, is in de meeste bedrijven handwerk. EDI lost dat op voor de paar grote klanten die het aanleveren, niet voor de lange staart die gewoon mailt.

Wat een AI-collega overneemt

• Ophalen: de agent leest mee op je orderadres, ook als orders bij een verkoper persoonlijk binnenkomen en worden doorgestuurd.
• Lezen: pdf, Excel, mailtekst of scan, in elk formaat dat je klanten gebruiken.
• Relatie herkennen: de juiste debiteur in Exact Online, ook bij een afwijkend afzenderadres of een vestiging.
• Artikelen matchen: klantomschrijvingen en klantartikelnummers vertalen naar jouw artikelcodes.
• Controleren: prijzen, kortingen, eenheden en leverdata naast de afspraken in Exact Online leggen.
• Aanmaken: de verkooporder klaarzetten of direct aanmaken, met het juiste leveradres en de referentie van de klant.

Bij een goed ingerichte agent loopt het grootste deel van de orders zonder menselijke tussenkomst door. Wat overblijft zijn de orders waar echt iets aan de hand is.

De koppeling met Exact Online

Een AI-collega werkt via de officiële REST API van Exact Online, met een eigen app-registratie en OAuth-autorisatie. Er wordt dus niet in schermen geklikt en er draait geen robot die op knoppen drukt. De agent leest debiteuren, artikelen, prijslijsten en voorraad, en schrijft verkooporders weg zoals een medewerker dat zou doen.

Een paar praktische punten bepalen of zo'n koppeling stabiel blijft: tokens die netjes verversen, respect voor de limieten op het aantal API-aanroepen en slim omgaan met stamgegevens, zodat niet elke order tientallen aanroepen kost. Werk je met meerdere administraties, dan kiest de agent per order de juiste divisie.

Van offerte naar verkooporder

Veel orders beginnen niet als order maar als reactie op een offerte: "akkoord op offerte 118, graag levering in week 12". Offertes staan in Exact Online als aparte gegevens, ook via de API. Een AI-collega zoekt de bijbehorende offerte op, controleert of aantallen en prijzen nog kloppen en zet de offerte om in een verkooporder. Wijkt de klant af van de offerte, dan wordt dat gemarkeerd in plaats van stilzwijgend overgenomen.

Het werkt ook de andere kant op. Een prijsaanvraag die per mail binnenkomt, zet de agent om in een conceptofferte voor je binnendienst. Die beoordeelt hem en verstuurt.

Prijzen, kortingen en uitzonderingen

Het lastigste aan orderverwerking is zelden het lezen. Het is weten wat klopt. Een klant bestelt tegen de prijs van vorig jaar, vraagt een artikel dat uitloopt of bestelt in dozen terwijl jij in stuks verkoopt. Een AI-collega legt elke regel naast de afspraken in Exact Online en naast jouw eigen regels: tolerantie op prijsverschillen, minimale afname, vervangende artikelen.

Twijfelt de agent, dan gokt hij niet. De order gaat naar een medewerker met de reden erbij: "prijs wijkt 8 procent af van de prijslijst", "artikel 4410 is geblokkeerd, vervanger 4412 is op voorraad". Je team beslist en de agent neemt dat besluit mee bij de volgende vergelijkbare order.

Wat het oplevert

• Orders staan dezelfde ochtend in Exact Online, niet aan het eind van de middag.
• Minder correcties achteraf op prijzen, eenheden en leveradressen.
• Je binnendienst besteedt tijd aan klanten en uitzonderingen in plaats van aan overtypen.
• Piekdrukte, zoals voor de feestdagen of tijdens een actie, vangt de agent op zonder extra handen.

Hoeveel het precies scheelt, hangt af van je volume en van het aandeel orders dat in vrije vorm binnenkomt. Hoe dat er bij een technische groothandel uitziet, lees je in de klantcase van Technotrading.

En de AI van Exact zelf?

Exact bouwt ook zelf aan AI-functies, vooral rond de boekhouding: het herkennen van inkoopfacturen en het voorstellen van boekingen. Dat is nuttig en het bijt een AI-collega niet. Het verschil zit in de reikwijdte. Een AI-collega werkt over je mailbox, je klantafspraken en Exact Online heen, en neemt een compleet proces over in plaats van één scherm.

Aan de slag

Begin met een meting: hoeveel orders komen er per dag binnen, in welke vorm, en hoeveel daarvan raakt iemand meer dan één keer aan? In een Quick Scan kijken we met je mee naar je echte orderstroom en laten we zien welk deel een AI-collega in Exact Online kan overnemen.

Typisch staat een AI-collega binnen acht weken live, gekoppeld aan jouw Exact Online-administratie, met jouw regels en jouw team in de loop. Plan je go-live wanneer het jou uitkomt.